Tag ansvar for IT-værktøjerne, mester!
For de entreprenør- og håndværksvirksomheder, der kommer i land med deres IT-implementeringer, vil der være store konkurrencefordele at hente
”IT-værktøjer er dumme og er fyldt med faste regler. Der er ikke plads til afvigelser”, siger direktør Martin Profit Jakobsen. (Foto: John Ehbrecht )
Et af svarene på det spørgsmål er naturligvis, at IT-værktøjer er et nødvendigt onde, som ingen virksomheder kommer udenom. Der er ingen tvivl om, at IT er kommet for at blive – også i bygge- og anlægsbranchen. Faktisk vil mængden af IT-værktøjer stige betragteligt de kommende år. For de entreprenør- og håndværksvirksomheder, der kommer i land med deres IT-implementeringer, vil der være store konkurrencefordele at hente. For de virksomheder, hvor IT-implementeringerne går galt, kan det være en katastrofe. For de, som ikke kommer med, bliver konkurrencen umådelig hård. Det vil svare til at konkurrere med skovle mod gravemaskiner.
Hvorfor er IT smart?
IT-værktøjer giver først og fremmest mulighed for genbrug af informationer og data. Når først informationerne ligger de rigtige steder og kan tilgås af de rigtige personer, når de skal bruge dem, så er man umådelig effektiv.
Det handler om at starte simpelt og ikke lade sig lokke til gøre tingene mere komplicerede, end de faktisk er.
Til gengæld er det også virksomhedens eget ansvar at finde de konkrete forhold frem og fortælle dem videre til IT-folkene.
For direktør Martin Profit Jakobsen fra firmaet Basit, som har specialiseret sig i at hjælpe håndværks-og entreprenørvirksomheder med at finde de rigtige IT-værktøjer med udgangspunkt i konkrete behov og krav, er præmissen klar:
”En af de store udfordringer med IT-værktøjer er, at de er dumme, de er sort/hvide, de er fyldt med faste regler. Der er ikke plads til afvigelser. Det matcher rigtigt dårligt til byggebranchen, som går på to ben ud fra devisen ”det går nok” og ”det finder vi ud af”. Alt i byggebranchen er fleksibelt og dynamisk, og skal kunne tilpasses til den enkelte sag eller kunde. Her kommer den første interne udfordring. Hvem skal forklare, hvordan virksomheden laver sine tilbud, følger op på sine tilbud, planlægger sine opgaver, indkøber sine materialer, registrerer tid og materialeforbrug til sagerne, sørger for kvalitetssikring og så videre? Rigtigt mange virksomheder har ingen faste rutiner. Det hele afhænger af den konkrete sag, den konkrete kunde og den konkrete medarbejder, der skal udføre opgaven”, forklarer Martin Profit Jakobsen.
Simpelt er lig med relevant
En anden udfordring med IT-værktøjer er, at de skal sættes op til at passe til brugerne. Der er mange roller i en entreprenørvirksomhed eller håndværksvirksomhed: Mester/direktør/ejet, regnskabs- og lønmedarbejdere, byggeledere/projektledere/overmontører, formænd, svende og eventuelt også lærlinge. I små virksomheder er der sandsynligvis færre roller end i de større virksomheder.
”Når entreprenøren/ejeren forlanger, at IT-værktøjet skal være simpelt, så er vores svar altid, at simpelt er lig med relevant. Hvis du som medarbejder i en entreprenørvirksomhed bliver tvunget ind igennem regnskabsdamens skærmbilleder for at tidsregistrere eller skal igennem andre unødvendige skærmbilleder for at registrere et materialeforbrug, så føles det ikke simpelt. Hvis IT-folkene kan få lov til at sætte deres system op til at passe til hver rolle, så vil de fleste systemer føles relevante og dermed simple.
Men hvem skal fortælle, hvilke brugere der er, og hvad de gerne vil se? Det skal virksomheden selv – ellers begynder IT-leverandøren at gætte og konfigurere deres løsning, og så starter balladen”, understreger Martin Profit Jakobsen.
I de større virksomheder med flere typer arbejdsopgaver opstår en tredje problemstilling, som bliver større, jo mere fokuseret ejeren er på ”vi skal have ét værktøj, som kan det hele”.
Brug værktøjskassen
”Der findes ikke IT-værktøjer, som er gode til det hele. Der findes IT-værktøjer, som er gode til at understøtte arbejdsprocesser med mange små opgaver, for eksempel service og spjæld. Så findes der andre IT-værktøjer, som er gode til at understøtte de større entrepriser. Fuldstændig ligesom en almindelig værktøjskasse med en hammer, en sav og en skruetrækker”, siger Martin Profit Jakobsen.
Han tilføjer, at det for virksomheden grundlæggende handler om at tage ansvar for hvilke informationer og data, man gerne vil arbejde med og få afklaret, hvem der skal arbejde med IT-værktøjerne.
Artiklen er en del af temaet IT-værktøj.
