Byggeriet har det svært med IT-værktøjer
Byggeriet ser værdien af IT men har svært ved at komme i gang. Dansk Byggeris medlemsvirksomheder er blevet mere IT-modne og det har krævet både blod, sved og tårer
Af Klaus Tøttrup
Om baggrunden for analysen siger udviklingschef i Dansk Byggeri, Jørn Jensen:
”Dansk Byggeri IT-analyse, som er blevet gennemført i de seneste 3 år giver os en god indsigt i vores medlemmers hverdag med IT-værktøjer, og hvilke udfordringer de står overfor når de skal købe og implementere dem. Med analysen har vi bedre grundlag for at vejlede vores medlemmer”
Ser værdien af IT-værktøjer
Virksomhederne bruger i stigende grad IT-værktøjer til forbedre virksomhedens processer og bundlinje. Knap halvdelen af de adspurgte virksomheder har købt nyt IT inden for det seneste år, og få af de adspurgte har ikke købt nye IT-værktøjer inden for de sidste fem år.
”Mange af vores medlemmer har anskaffet nye IT-værktøjer inden for de seneste år. For flere er der tale om udskiftning af gamle værktøjer, mens det for få er første gang de har investeret i IT,” forklarer Jørn Jensen.
Nye IT-værktøjer
Generelt peger analysens resultater på, at IT-værktøjerne i håndværksvirksomhederne er blevet nyere. I Dansk Byggeri følges der med i udviklingen.
”I Dansk Byggeri er vi meget opmærksomme på at interessen omkring IT er stor blandt vores medlemmer, og vi er meget fokuserede på at give den bedste vejledning omkring fornuftige IT-værktøjer, bl.a. præsenterer vi hvert år de bedste IT-leverandører henvendt til byggeriet på en IT-messe, som flere og flere af vores medlemmer besøger. Derudover har vi et godt og tæt samarbejde med byggeriets uvildige IT-rådgivere BASIT,” fortæller Jørn Jensen.
Fokus på IT
Virksomhederne ønsker især bedre IT-værktøjer til styring af kvalitetssikring og produktionen. Omkring 40 pct. kunne godt tænke sig IT til at styre dette. Gennem de tre år analysen er foretaget er der kommet mere fokus på kalkulationsværktøjer, over en tredjedel af de adspurgte i 2015 ønsker at optimere deres tilbudsproces med IT-værktøjer.
Resultatet er ikke overraskende for Jørn Jensen, som fortæller:
”Flere af vores medlemmer har fået øjnene op for at IT-værktøjer kan være nyttige blandt andet indenfor kvalitetssikring. Desværre har vi set mange sager, hvor der er tabt penge på grund af manglende eller ufuldstændig dokumentation. Med mange af de nye IT-værktøjer klares kvalitetssikringen med medarbejdernes smartphone på pladsen. Det sparer tid og penge – og det har mange af vores medlemmer opdaget.”
Møder udfordringer
Analysen viser, at håndværksvirksomhederne har viljen og lysten til at investere i IT-værktøjer, men det kniber i nogle tilfælde med tiden og fokussen i implementeringsfasen. Flere virksomheder oplever nemlig, at det er svært at implementere IT-værktøjerne ordentlig i praksis.
Det betyder også, at rigtigt mange virksomheder bruger forskellige arbejdsmetoder og IT-værktøjer afhængigt af sagens størrelse, tidspres og medarbejderprofil, hvilket ikke er optimalt. Nogle afholder sig også helt fra at kaste sig ud i nye investeringer, selvom de egentlig godt kan se fornuften i IT-værktøjerne.
Kræver en indsats
Udfordringerne med implementering genkendes hos BASIT, som i dagligdagen rådgiver om indkøb og implementering af IT-værktøjer.
”Vi oplever et stort ønske hos håndværksvirksomhederne til at arbejde med IT-værktøjerne. Ingen af løsningerne er lige til at gå til, når man samtidigt skal passe sin forretning. Der er altid noget som er vigtigere end at få sat sig ned og få IT-værktøjerne i gang,” siger adm. direktør Martin Profit Jakobsen.
”Det er meget forståeligt, at det daglige arbejde her og nu er i fokus. Men, hvis man skal have udbytte af sine IT-værktøjer så kræver den en dedikeret indsats. Der skal være en ansvarlig medarbejder internt i virksomheder som tager ejerskab på løsningen, og ofte er det ikke så smart hvis det er mester selv”, siger Martin Profit Jakobsen.
Jørn Jensen anerkender, at håndværksvirksomheder har begrænset tid til procesoptimering, og det er også derfor at Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT arrangerer IT-messer og afholder gå-hjem møder omkring emnet.
”Der er ikke noget vi hellere vil end at hjælpe både store og små håndværksvirksomheder med IT-investeringerne, og vi kan heldigvis se at medlemsvirksomhederne tager godt imod f.eks. IT-messen”, siger han.
Hovedresultater på analysen
Rigtigt mange virksomheder bruger flere forskellige arbejdsmetoder afhængigt af sagens størrelse, tidspres og medarbejderprofil.
Planlægning
• De fleste virksomheder planlægger medarbejdernes tid ad hoc på papir. Der ses dog også en svag tendens til at virksomhederne i højere grad anvender digitale værktøjer som fælledskalender og planlægningsprogrammer til at administrere medarbejdernes tid.
• Andelen af Excel planlægninger er faldende til fordel for planlægning i produktionsstyringsværktøjer.
Brug af arbejdssedler
• Knap en fjerdedel af virksomhederne anvender slet ikke arbejdssedler.
• 39 pct. af virksomhederne laver en arbejdsseddel fra bunden hver gang
• 34 pct. har en fast skabelon som printes og udfyldes
• 10 pct. sender en skabelon med e-mail
Hver tiende virksomhed sender arbejdssedlerne direkte til håndværkerne via et IT-værktøj. Dette er en fordobling på 3 år.
Tidsregistrering
• Langt de fleste virksomheder registrerer tiden med ugesedler med en fast skabelon.
• Der er en klar indikation på at tidsregistreringen bliver mere digital med en stigning fra 4 pct. til 17 pct. som bruger en form for ”App” til tidsregistrering.
• Mange virksomheder bruger flere metoder til tidsregistrering og er således ikke gået helt væk fra ugeseddel på papir. Virksomhederne bruger papir som en form for backup og en fortsættelse af den gamle arbejdsproces.
Kvalitetssikring
• Mange virksomheder har fokus på kvalitetssikringen, og efterspøger IT-værktøjer til at styre dette. Knap en tredjedel af virksomhederne mener, at de faktisk ikke har en formel kvalitetssikring.
• Ca. 45 pct. af virksomhederne opbevarer kvalitetsdokumentation i ringbind.
• Ca. 42 pct. af virksomhederne opbevarer informationerne elektronisk.
Kalkulation
• Ca. 50 pct. beregner tilbud med brug af lommeregner og på papir
• Ca. 43 pct. bruger Excel til kalkulationen.
• Ca. 43 pct. af de adspurgte virksomheder beregner også tilbud i kalkulationsprogrammer
Byggesagsstyring
• 58 pct. af virksomhederne printer og opbevarer informationen i ringbind med sagsnumre.
• 42 pct.af virksomhederne opbevarer information lokalt på hver sin PC
• 33 pct. opbevarer information på en fælles fil-server
Administration
• Modenheden omkring administration er klart højere end i de øvrige områder
• Analysen viser en klar tendens til at virksomhederne har skiftet regnskabsprogrammer på egen server ud med programmer leveret via internettet
Artiklen er en del af temaet IT-værktøj.
