Giver din planlægning overskud, mester ?
De sidste tre års vindere af Mester Tidendes IT-modenhedspris har styr på sagerne
Af Klaus Tøttrup
De seneste 3 års vindere af Mester Tidendes IT-modenhedskonkurrence - TS Stilladsmontage, Knudsker EL og Tømrermester Jacob Ebbesen - bruger alle forskellige IT-værktøjer, og indgår i opgaverne på forskellige stadier.
Fællesnævneren er bl.a., at de har arbejdet målrettet på at skabe overblik og fokusere på netop planlægning.
Optimal styring
De sidste års vindere har alle vist, at samspillet mellem planlægning og kapacitet er kritisk for driften af en effektiv virksomhed.
TS Stilladsmontage var de første, der kunne kalde sig de mest IT-modne. De har implementeret en planlægningsløsning, hvor tæt samkørsel af kalender, projektplaner og dokumenter sikrer optimal planlægning og økonomistyring.
I Rønne på Bornholm har Knudsker EL med deres IT-værktøjer godt styr på planlægningen og kapaciteten- Også materialer og ugesedler styres med IT-værktøjer. Knudsker El har indført elektroniske rutiner, som sikrer, at alle procedurer kører som de skal. Alt papir i virksomheden er væk og erstattet af digitale arbejdsgange. Samlet har det gjort registreringerne i virksomheden meget mere sikkert, og for Knudsker EL er det nemmere at få udbredt informationerne om firmadriften.
Sidste års vinder, Jakob Ebbesen, viste at han havde godt styr på behovet for IT-værktøjer i sin virksomhed, og vidste præcis hvilke krav han skulle stille til sin IT-leverandør.
Se der er flere tilgange til begrebet god planlægning.
Skab overblik
IT-værktøjer kan hjælpe med at holde styr på en struktureret planlægningsproces, så flest muligt arbejdstimer faktisk bliver fakturerbare. Planlægningen af opgaver skal favne hele virksomhedens produktion; den på kontoret, på byggepladserne samt i servicebilerne.
Der er knappe ressourcer overalt, og de skal udnyttes optimalt. Det handler om at kunne flytte rundt, så mandskab, materialer og materiel arbejder på de rigtige projekter.
Planlægningen skal styre de kommende sager i forhold til tilbud og kalkulation. De igangværende sager skal styres i forhold til produktionen, og de afsluttede sager i forhold til at sikre fakturering, nedskrivning af garanti og efterkalkulation.
Planlægningen handler i bund og grund om produktionsstyring i hele sagens levetid og der findes IT-værktøjer, som kan hjælpe til med at skabe det fornødne overblik for mester og andre i virksomheden, der skal styre produktionen.
IT-VÆRKTØJ OG PLANLÆGNING
Samlet er der tre nøglefunktioner i planlægningen, hvor IT-værktøjer kan give et forspring.
1. Styring af virksomheden
Der er stor forskel på at planlægge de forskellige typer af opgaver en håndværksvirksomhed udfører, og rent IT-mæssigt handler planlægningen om at sikre et overblik over de forskellige samtidige sager.
2. Planlæg en dynamisk hverdag
Sager er dynamiske, og ikke kan forudsiges 100 pct., hvilket betyder at planlægningen ofte ændres. En fælles kalender med alle ansatte i ét overblik den bedste måde at overskue og styre en dynamisk hverdag..
3. Optimal udnyttelse af ressourcerne
Planlægningsværktøj skal sikre, at virksomhedens ressourcer arbejder på de rigtige projekter.
Samlet er der tre nøglefunktioner i planlægningen, hvor IT-værktøjer kan give et forspring.
1. Styring af virksomheden
Der er stor forskel på at planlægge de forskellige typer af opgaver en håndværksvirksomhed udfører, og rent IT-mæssigt handler planlægningen om at sikre et overblik over de forskellige samtidige sager.
2. Planlæg en dynamisk hverdag
Sager er dynamiske, og ikke kan forudsiges 100 pct., hvilket betyder at planlægningen ofte ændres. En fælles kalender med alle ansatte i ét overblik den bedste måde at overskue og styre en dynamisk hverdag..
3. Optimal udnyttelse af ressourcerne
Planlægningsværktøj skal sikre, at virksomhedens ressourcer arbejder på de rigtige projekter.
HVILKE OPGAVER SKAL DU STYRE ?
Opgaver på medgået tid og materialer
Det er typisk sværere at planlægge spjældopgaver, der består af medgået tid og materialer. Det er ikke muligt at forudsige omfanget og tidsforbruget. Der kan evt. være flere af den slags opgaver på en dag for en svend. IT-mæssigt handler planlægningen om at sikre, at der er plads til fleksibilitet og overblik f.eks. på en fælles planlægningstavle/kalender, evt. hvor svende selv kan plukke opgaverne i en fælles pulje.
I den fælles kalender indtastes ferieplaner, uddannelsesplaner og andre forhold, der påvirker produktionen ind i systemet. Jo før, jo bedre, og det skal hele tiden opdateres.
Periodiske og forudsigelige serviceopgaver
Hvis virksomheden har faste serviceopgaver kan de indtastes i samme fælles kalender. Her ligger ofte en konkret aftale på leverance og tidshorisont fast. De kan planlægges meget præcist i forhold til opgavestart, og med kendskab til såvel opgave som kunde kan selve opgaven også bedre planlægges med tid og materialeforbrug.
Tilbudsopgaver til fast pris (total-, hoved-, fag- eller underentrepriser)
Omkring tilbudsopgaverne afhænger planlægningsopgaven af virksomhedens rolle i forhold til projektet.
De mest udbredte planlægningsværktøjer som f.eks. MS Project er meget stærke projektstyringsværktøjer i forhold til at styre et projekt i mål. Der er stor detaljerigdom, milepæle og afhængigheder mellem aktiviteterne i det enkelte projekt. De seneste par år er en planlægningsmetode baseret på lokation (cyklogram planlægning) vundet frem hos de større entreprenører. Her er den enkelte aktivitet/lokation i fokus. Det kan være en lejlighed eller et badeværelse, hvor man planlægger hvilke opgaver og med hvilken bemanding der skal løses hvornår så håndværkerne ikke går i vejen for hinanden.
Opgaver på medgået tid og materialer
Det er typisk sværere at planlægge spjældopgaver, der består af medgået tid og materialer. Det er ikke muligt at forudsige omfanget og tidsforbruget. Der kan evt. være flere af den slags opgaver på en dag for en svend. IT-mæssigt handler planlægningen om at sikre, at der er plads til fleksibilitet og overblik f.eks. på en fælles planlægningstavle/kalender, evt. hvor svende selv kan plukke opgaverne i en fælles pulje.
I den fælles kalender indtastes ferieplaner, uddannelsesplaner og andre forhold, der påvirker produktionen ind i systemet. Jo før, jo bedre, og det skal hele tiden opdateres.
Periodiske og forudsigelige serviceopgaver
Hvis virksomheden har faste serviceopgaver kan de indtastes i samme fælles kalender. Her ligger ofte en konkret aftale på leverance og tidshorisont fast. De kan planlægges meget præcist i forhold til opgavestart, og med kendskab til såvel opgave som kunde kan selve opgaven også bedre planlægges med tid og materialeforbrug.
Tilbudsopgaver til fast pris (total-, hoved-, fag- eller underentrepriser)
Omkring tilbudsopgaverne afhænger planlægningsopgaven af virksomhedens rolle i forhold til projektet.
De mest udbredte planlægningsværktøjer som f.eks. MS Project er meget stærke projektstyringsværktøjer i forhold til at styre et projekt i mål. Der er stor detaljerigdom, milepæle og afhængigheder mellem aktiviteterne i det enkelte projekt. De seneste par år er en planlægningsmetode baseret på lokation (cyklogram planlægning) vundet frem hos de større entreprenører. Her er den enkelte aktivitet/lokation i fokus. Det kan være en lejlighed eller et badeværelse, hvor man planlægger hvilke opgaver og med hvilken bemanding der skal løses hvornår så håndværkerne ikke går i vejen for hinanden.
DELTAG I KONKURRENCEN
Mester Tidende står igen i år klar til på Dansk Byggeris IT-messe at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen indenfor planlægning og kapacitetsudnyttelse.
Som de foregående års vindere viser, er det ikke alene et mål i konkurrencen at have en masse IT-programmer, computere, tablets og mobiltelefoner. Det handler om, at det IT virksomheden har implementeret passer til medarbejderne og de arbejdsprocesser de møder i hverdagen.
Håndværks- og entreprenørvirksomheder i alle størrelser og indenfor alle fag kan deltage i konkurrencen. Du kan tilmelde dig selv eller andre på http://www.itbyg.dk/ . Udgangspunkt for deltagelse er, at virksomheden med IT-værktøjer skal have taget tiltag til bedre styring en af disse vigtige byggediscipliner: Tilbudsgivning, planlægning, udførelse, aflevering og administration
Der er fine præmier på højkant– typisk håndværktøj til en værdi af ca. 5.000, - kr.
Mester Tidende står igen i år klar til på Dansk Byggeris IT-messe at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen indenfor planlægning og kapacitetsudnyttelse.
Som de foregående års vindere viser, er det ikke alene et mål i konkurrencen at have en masse IT-programmer, computere, tablets og mobiltelefoner. Det handler om, at det IT virksomheden har implementeret passer til medarbejderne og de arbejdsprocesser de møder i hverdagen.
Håndværks- og entreprenørvirksomheder i alle størrelser og indenfor alle fag kan deltage i konkurrencen. Du kan tilmelde dig selv eller andre på http://www.itbyg.dk/ . Udgangspunkt for deltagelse er, at virksomheden med IT-værktøjer skal have taget tiltag til bedre styring en af disse vigtige byggediscipliner: Tilbudsgivning, planlægning, udførelse, aflevering og administration
Der er fine præmier på højkant– typisk håndværktøj til en værdi af ca. 5.000, - kr.
Artiklen er en del af temaet IT-værktøj.
