Sådan får du styr på byggeprocessen
Med de rette IT-værktøjer kan du styre byggeprocessen effektivt og lønsomt
Af Klaus Tøttrup
Med IT-værktøjerne har de sidste års vindere sikret, at både virksomhed og medarbejdere er blevet hurtigere til at reagere, fordi IT-værktøjerne giver medarbejderne overblik over hele processen.
Netop virksomhedens fleksibilitet var medvirkende til, at anlægsgartnerfirmaet Malmos A/S sidste år blev kåret som mest IT-moden. IT-værktøjerne hos Malmos understøtter nemlig hurtige ændringer i produktionsplanerne. Samtidig har IT-værktøjerne sammen med fælles dokumentstrukturer betydet, at alle medarbejdere har adgang til de informationer de skal bruge – når som helst og hvor som helst.
Overblik og kommunikation
Også hos Højbjerg VVS-service, som i 2014 var de første der vandt titlen som mest IT-moden inden for udførsel, har optimal udnyttelse af IT-værktøjer til kommunikation af arbejdsopgaver fra kontoret og til svendene ude i servicebilerne, sikret effektiviteten.
Hos Multimontage, som blev kåret i 2015, var adgangen til information og arbejdsplaner på samme måde grundlaget for titlen som den mest IT-modne i forhold til udførelse. Som en typisk montagevirksomhed, arbejder svende på større sager og oftest i længere perioder af gangen. Med IT-værktøjer fik Multimontage sikret, at svendene altid har adgang til opdaterede arbejdsplaner, og ikke mindst, at de har dokumentation lige ved hånden på arbejdspladsen.
De tre vindere viser alle, at IT-værktøjer giver håndværksvirksomhederne rig mulighed for at spare tid i produktionen.
Udnytter du fordelene?
Der er tre områder, som især er vigtige i forhold til at sikre den optimale udførelsesproces. Det gælder tidsregistrering, kommunikation mellem kontor og byggeplads samt materialeregistrering.
Inden for hvert område findes der effektive IT-værktøjer, som skaber overblik og som optimerer processerne. Og IT-værktøjerne er med til at sikre, at du udnytter fordelene og får størst mulige udbytte værktøjerne.
De fleste entreprenører og håndværksmestre har i forvejen systemer – ofte ganske lavpraktiske – som skaber en form for overblik. Men ved populært sagt at sætte strøm til systemerne og gøre data til en ressource, kan man for alvor effektivisere udførelsesprocessen.
VIGTIGT I UDFØRELSESPROCESSEN
TIDSREGISTERING
I langt de fleste virksomheder arbejder man med en form for dokumentation, hvor medarbejderne opgør deres tidsforbrug på sagerne. Det kan være en dagseddel, ugeseddel eller et helt andet interval. Tidsopgørelsen fungerer videre i processen typisk som såvel løngrundlag som fakturagrundlag.
Mange steder er det ikke så nemt at få indsamlet tidsopgørelsen, ligesom det til tider volder besvær i forhold til at få opgørelsen opgjort præcist i forhold til udbetaling af løn og størrelsen på fakturaen.
Der findes IT-værktøjer, som kan sikre en mere præcis sammenhæng mellem den enkelte sag og det konkrete tidsforbrug. Det kan enten være meget mobile løsninger baseret på en mobiltelefon eller mere kontorprægede baseret på en PC. IT-værktøjerne kan i visse sammenhænge aflevere tidsregistreringen direkte i et regnskabssystem.
KOMMUNIKATION MELLEM KONTOR OG BYGGEPLADS
Et andet element, som IT-værktøjerne kan hjælpe med i produktionen, er håndtering af de dokumenter og tegninger, som bliver brugt i projekterne.
IT-værktøjerne kan hjælpe med, at svendene har adgang til opdateret information, mens de er i gang med produktionen ude på pladsen eller i bilen og væk fra kontoret. Det sikrer, at spildtiden minimeres, og at fejlproduktion sker i mindre grad, simpelthen fordi planer, tegninger og især opdateringer er tilgængelige og dermed kan følges.
Når produktionen er i gang, sker der hele tiden ændringer af planer, som skal kommunikeres mellem kontoret og svendene i marken. Dybest set handler det om at få kommunikeret ændringer hurtigt og præcist fra svendene på pladsen til en projektleder eller mester, der ikke er fysisk til stede. Det handler om at kunne indgå en gensidig og helst skriftlig forpligtende aftale, så der ikke skal forhandles alt for meget, når regningerne skal betales inkl. ekstraarbejde.
MATERIALEREGISTRERING
At få bedre styr på materialeforbruget handler groft sagt kun om én ting: Alle materialer købt hos grossisterne skal faktureres videre til kunderne med den budgetterede avance. Det er selvfølgelig lettere sagt end gjort. Det handler om at opbygge et skelet/struktur på sagsstyringen fra start til slut i forhold til materialestyringen.
DELTAG I KONKURRENCEN
Mester Tidende står igen i år klar til på Dansk Byggeris IT-messe at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen.
Håndværks- og entreprenørvirksomheder i alle størrelser og indenfor alle fag kan deltage i konkurrencen. Du kan tilmelde dig selv eller andre på http://www.itbyg.dk/ . Udgangspunkt for deltagelse er, at virksomheden med IT-værktøjer skal have taget tiltag til bedre styring indenfor en af disse vigtige byggediscipliner: Tilbudsgivning, planlægning, udførelse, aflevering og administration
Der er fine præmier på højkant– typisk håndværktøj til en værdi af ca. 5.000, - kr.
Mester Tidende står igen i år klar til på Dansk Byggeris IT-messe at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen.
Håndværks- og entreprenørvirksomheder i alle størrelser og indenfor alle fag kan deltage i konkurrencen. Du kan tilmelde dig selv eller andre på http://www.itbyg.dk/ . Udgangspunkt for deltagelse er, at virksomheden med IT-værktøjer skal have taget tiltag til bedre styring indenfor en af disse vigtige byggediscipliner: Tilbudsgivning, planlægning, udførelse, aflevering og administration
Der er fine præmier på højkant– typisk håndværktøj til en værdi af ca. 5.000, - kr.
Artiklen er en del af temaet IT-værktøj.
