Effektiv administration giver dig bedre tid til kunderne, mester !
(Arkivfoto: Colourbox)
Af Klaus Tøttrup
Tilbudsgivning, Planlægning, Udførelse, Aflevering og Administration.
I denne artikel sætter vi fokus på administration, og hvordan det er gået med de tidligere vindere indenfor kategorien administration.
Derfor har vi været i kontakt med TL BYG A/S (vinder 2017), CAWO A/S (vinder 2016) og Koed Tømrer- og Byggeforretning ApS (vinder 2015).
Hos sidste års vinder, TL BYG A/S i Aalborg, har det været både sjovt og lærerigt at være med i konkurrencen.
Ting tager tid
- Det at være med i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed har gjort os endnu mere opmærksomme på IT. Da vi vandt kategorien administration, var det et stort klap på skulderen, og det bekræftede os i, at vi er på vej den rigtige vej – og at vi gør noget rigtigt, siger regnskabschef Henrik Melgaard.
- Virksomheden går rigtigt godt, og vores omsætning følger planerne. I øjeblikket foretager vi en del investeringer i organisationen, primært i forhold til at styre vores logistik og få et godt overblik på sagerne. Samtidig investerer vi fortsat i IT-værktøjer, og vi arbejder på at få alle vores løsninger endnu bedre integreret og at integrationen bliver meget større. Vi har for eksempel nogle IT-værktøjer i regnskabsafdelingen, som skal kobles sammen med vores administrationssystem, og vi vil gerne integrere vores tidsregistreringssystemer med vores kalkulation- og administrationssystem. Vi skal via IT kunne styre hele vores projektporteføljen – indenfor både kapacitet, tid og ressourcer, forklarer Henrik Melgaard.
Af gode råd til andre håndværks- og entreprenørvirksomheder siger Henrik Melgaard:
- Involvér jeres medarbejdere. Det kræver meget tid at få implementeret IT-værktøjerne i virksomheden, og det tager tid til lære at bruge IT-værktøjerne i dagligdagen og i arbejdsprocesserne. Vi har valgt at prioritere at få implementeringen forankret internt hos én ansvarlig. Dermed kan medarbejderne i produktionen koncentrere sig om deres daglige arbejde, mens andre tager sig af processen med implementeringen af IT-værktøjer.
Checkliste og succeskriterier
Hos CAWO A/S, vinderen af konkurrencen i 2016, siger Lars Wolf:
- Der kommer hele tiden nyt IT på markedet, og der er rigtig mange muligheder. Lige i øjeblikket står vi overfor beslutningen om vi skal skifte vores IT-system ud, eller om vi skal beholde det vi har. Det tager jo tid at sætte sig ind i et nyt system, og at få alle medarbejdere til at bruge det nye system. Når vi står i situationer som denne, så har vi nogle succeskriterier og en form for checkliste, så vi kan finde et godt værktøj. Det, der står øverst på vores egen liste er brugervenlighed! IT-værktøjer bliver en stadig større del af hverdagen, og hvis IT-værktøjerne er for besværlige at bruge, eller hvis de ikke virker efter hensigten, så påvirker det hele virksomheden og vores daglige drift, siger Lars Wolf.
I forhold til konkurrencen og titlen, så har det gjort CAWO endnu mere opmærksomme på IT og på de fordele IT-værktøjer kan give i hverdagen.
- Et godt råd til andre, som står overfor IT-investeringer, er at sætte sig ind i ens egne krav til et værktøj, og derefter sætte sig ind i de forskellige IT-leverandører og deres værktøjer.
Et råd til IT-leverandørerne er at have rigtig godt styr på deres supportcenter, så de er nemme at komme i kontakt med. For de små håndværksvirksomheder er det vigtigt at kunne komme i kontakt med IT-leverandørerne tidligt om morgenen. For eksempel hvis Jens møder ind på kontoret klokken 6:00 for at kunne komme til bunds i kontorarbejde, inden han skal ud og arbejde i marken, så er det vigtigt, at han kan komme i kontakt med IT-leverandørens supportcenter, når han har brug for det og sidder med udfordringerne, understreger Lars Wolf.
Et klap på skulderen
Den sidste vinder, som vi har været i kontakt med, er Koed Tømrer- og Byggeforretning ApS, hvor vi har talt med tømrermester Kasper Bang.
- Efter vi vandt konkurrencen i 2016, har vi fået koblet et kvalitetssystem på vores administrationssystem. Den dag i dag prioriterer vi fortsat IT-værktøjer meget højt. Det hjælper os med at stå stærkere – hvilket blandt andet kan ses med kvalitetssikringssystemet, hvor vi til hver en tid kan se, hvad der er blevet gjort, hvornår og hvordan. Vi har også fået tablets i alle vores biler, hvilket understøtter vores medarbejderes arbejdsprocesser endnu mere. Derudover har vi fået koblet flådestyring på alle bilerne, som hjælper os i det daglige i forhold til dokumentation samt logistik, siger Kasper Bang.
- Vi har været rigtig glade for at være med i konkurrencen. Det har været en motivationsfaktor at vinde konkurrencen og få dét skulderklap. Jeg kan kun opfordre andre til at tilmelde sig konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed, fremhæver Kasper Bang.
ER DU IT-MODEN, MESTER ?
Hvis du har implementeret IT-værktøjer til planlægning i virksomheden, kan du deltage i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed i kategorien: Planlægning. Mester Tidende og Licitationen-Byggeriets Dagblad står igen i år klar til at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen, indenfor planlægning.
Og igen i år vil vi finde de mest IT-modne indenfor følgende kategorier:
Tilbudsgivning
Planlægning
Udførelse
Aflevering
Administration
Alle kan nominere virksomhederne, og man kan nominere sig selv til at deltage i konkurrencen. Du kan læse mere og tilmelde dig på www.itbyg.dk
Hvis du har implementeret IT-værktøjer til planlægning i virksomheden, kan du deltage i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed i kategorien: Planlægning. Mester Tidende og Licitationen-Byggeriets Dagblad står igen i år klar til at hædre de digitale frontløbere i bygge-og anlægsbranchen, indenfor planlægning.
Og igen i år vil vi finde de mest IT-modne indenfor følgende kategorier:
Tilbudsgivning
Planlægning
Udførelse
Aflevering
Administration
Alle kan nominere virksomhederne, og man kan nominere sig selv til at deltage i konkurrencen. Du kan læse mere og tilmelde dig på www.itbyg.dk
Artiklen er en del af temaet MesterTips.
