Sådan får du bedre samarbejde i din virksomhed, mester!
Mange håndværks- og entreprenørvirksomheder oplever forbedret samarbejdsform i virksomheden, fordi IT-værktøjer har gjort kommunikationen nemmere
(Foto: Colourbox)
Af Klaus Tøttrup
Det skyldes at arbejdsprocesserne er blevet smartere, og ikke mindst, at fejl opdages tidligere og kan rettes hurtigere. Fejlene har hver især mindre konsekvenser og koster derfor mindre for virksomheden.
IT-værktøj kan naturligvis ikke helt eliminere fejl. Men værktøjerne kan være med til at skabe det overblik som er så nødvendigt for at få tingene til at køre gnidningsløst. Sat på spidsen handler det om effektiv kommunikation og vidensdeling på rette tid og sted. Her er IT-værktøjer helt uundværlige og når man først har fået implementeret de IT-værktøjer, som passer til virksomheden, så kan man ikke helt forstå, at man har kunnet drive forretning uden.
Hvor står du?
Uanset hvilken holdning man har til IT-værktøj, så er det helt sikkert, at man ikke kommer uden om, at det som nogle kalder det digitale byggeri forudsætter allerede nu stiller krav til alle virksomheder i byggeriet. Og kravene blive ikke mindre i de kommende år.
Udover presset udefra – fra myndigheder, bygherre og samarbejdspartnere – er der pres på at få hele virksomheden ”kontor-del” digitaliseret; fra kalkulation og tilbudsgivning till udførelse og kvalitetssikring.
Og det er netop nogle af disse discipliner, som Mester Tidende fokuserer på i IT-modenhedskonkurrencen
I forbindelse med IT-modenhedskonkurrencen har Mester Tidende samlet et kompetent dommerpanel, som udvælger vindere ud fra hvilke IT-værktøjer virksomheden benytter og ikke mindst hvordan de bruger dem i hverdagen. At deltage i Mester Tidendes konkurrence giver dermed også anledning til at stoppe op og se på sine IT-investeringer i forhold til værdien for virksomheden. En udbytterig øvelse som mange nominerede har været igennem de sidste 5 år. En deltagelse i konkurrencen giver desuden mulighed for at få et solidt overblik over sin IT-modenhed.
De nominerede virksomheder bliver blandt andet spurgt om følgende:
• Hvad er anderledes i jeres virksomhed i dag, sammenlignet med da I startede jeres IT-investeringer?
• Hvordan ser jeres arbejdsprocesser anderledes ud i dag, end hvad de gjorde for 3 år siden?
• Hvornår kan I mærke størst udbytte med/af IT-værktøjer?
• Har IT-værktøjerne ændret samarbejdsformen i virksomheden?
• Føles arbejdsprocesserne mere eller mindre effektive end for 3 år siden?
• Opdages fejl tidligere eller senere end for 3 år siden?
• Kan fejl rettes hurtigere eller langsommere end for 3 år siden?
• Har fejl større eller mindre konsekvenser end for 3 år siden?
• Er der flere eller færre sager som holder budget og plan?
• Er der bedre eller dårligere overblik over sagernes udvikling?
• Fremstår I, i dag mere eller mindre som en samlet virksomhed end for 3 år siden?
• Har I som ledelse nemmere eller svære ved at udføre ledelse i praksis og formidle information?
DELTAG I KONKURRENCEN
Del dine gode erfaringer med planlægning og deltag i Mester Tidendes konkurrence om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed. Tilmeld dig på www.itbyg.dk
Konkurrencen afgøres sidst på året og vinderne hædres på Dansk Byggeris IT-messe den 4. og 5. februar 2020. Her overrækkes diplomer og præmier i form af værktøj til en værdi af 5.000,- kr.
På Dansk Byggeris IT-messe samler Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT – byggeriets uvildige IT-rådgiver - en række af de bedste IT-leverandører til byggebranchen. Så sæt kryds i kalenderen for 2020 og kig forbi Teknologisk Institut i Taastrup og Aarhus, og se hvordan du kan skabe konkurrencefordele med effektive IT-værktøjer.
Det er Byggeriets uvildige IT-rådgiver BASIT som står for den faglige kvalifikation af deltagerne. Det gøres med udgangspunkt i en IT-modenhedsvurdering, som indeholder mere end 600 håndværks- og entreprenørvirksomheder. Ved at deltage i konkurrencen får du adgang til denne model, og kan se hvor jeres virksomhed står stærkt, og hvor der evt. er plads til forbedringer.
Du kan læse mere om BASIT og deres IT-rådgivning på www.basit.dk
FEM VIGTIGE KERNE-OMRÅDER
Mester Tidendes IT-modenhedskonkurrence har fokus på fem kerneområder i driften af håndværks- og entreprenørvirksomheder:
Tilbudsgivning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til kalkulation, håndtering af afgivne tilbud, styring af pipeline og ordrebog
Planlægning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til planlægning på dag til dag niveau i forhold til ressourcer, planlægning på tværs af projekter, styring af kapacitet på længere sigt, hvornår der er huller i kalenderen, der skal fyldes og hvornår der er for travlt og der derfor skal hentes ekstra arbejdskraft eller de nuværende medarbejdere må overarbejde
Udførelse:
Det handler f.eks. om, at virksomheden bruger arbejdssedler til instruktion så der spares på køreturen forbi kontoret, styring af materialer og materiel til byggepladserne, registrering af forbrug (tid, materialer) til hurtig fakturering, styring af ekstraarbejde, så der bliver oprettet en ny sag til registrering, styring af underentreprenører (hvis man er hovedentreprenør)
Aflevering:
Styring af kvalitetssikring, og egenkontrol, effektiv udbedring af mangler, så der ikke spildes ressourcer på ekstra køretid osv. for at komme tilbage til en gammel sag. Desuden fokus på kundetilfredshed med udført arbejde
Administration:
Effektiv styring af sagerne, når de er vundet i forhold til at få styr på betalingsplaner, aconto-fakturering, opfølgning på sagerne, fremsendelse af faktura så snart arbejdet er udført og stram fokus på likviditet
Mester Tidendes IT-modenhedskonkurrence har fokus på fem kerneområder i driften af håndværks- og entreprenørvirksomheder:
Tilbudsgivning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til kalkulation, håndtering af afgivne tilbud, styring af pipeline og ordrebog
Planlægning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til planlægning på dag til dag niveau i forhold til ressourcer, planlægning på tværs af projekter, styring af kapacitet på længere sigt, hvornår der er huller i kalenderen, der skal fyldes og hvornår der er for travlt og der derfor skal hentes ekstra arbejdskraft eller de nuværende medarbejdere må overarbejde
Udførelse:
Det handler f.eks. om, at virksomheden bruger arbejdssedler til instruktion så der spares på køreturen forbi kontoret, styring af materialer og materiel til byggepladserne, registrering af forbrug (tid, materialer) til hurtig fakturering, styring af ekstraarbejde, så der bliver oprettet en ny sag til registrering, styring af underentreprenører (hvis man er hovedentreprenør)
Aflevering:
Styring af kvalitetssikring, og egenkontrol, effektiv udbedring af mangler, så der ikke spildes ressourcer på ekstra køretid osv. for at komme tilbage til en gammel sag. Desuden fokus på kundetilfredshed med udført arbejde
Administration:
Effektiv styring af sagerne, når de er vundet i forhold til at få styr på betalingsplaner, aconto-fakturering, opfølgning på sagerne, fremsendelse af faktura så snart arbejdet er udført og stram fokus på likviditet
