Digitalisering har bragt VAM i førertrøjen
- Med IT-overblikket følger også et budgetoverblik, som vi også er ved at få helt på plads, og vi opnår ganske enkelt et IT-overblik på et helt andet niveau end tidligere, siger adm.direktør Allan Hougaard, VAM A/S (Arkivfoto: John Ehbrecht)
Af Klaus Tøttrup
Gennem de seneste 5-8 år har rigtigt mange succesfulde håndværks- og entreprenørvirksomheder implementeret alle former for IT-værktøjer – lige fra lige fra tegningshåndtering i forbindelse med tilbudsgivning og byggestyring, IT-værktøjer til kalkulation, alverdens økonomisystemer med stadeopgørelse, opgørelse af igangværende arbejde, styring af aconto-fakturering, styring af garantiforpligtelse, elektronisk fakturahåndtering (både ind- og ud), faktura-godkendelsesflow, planlægningsværktøjer med og uden arbejdssedler, tidsregistreringsløsninger, materielregistreringsløsninger, materialeregistreringsløsninger, dokumenthåndteringsløsninger, kvalitetssikringsløsninger, mail- og telefoniløsninger, og løsninger til styring af kontaktpersoner (CRM)
IT-rådgivningsvirksomheden BASIT har været med i en del af disse projekter og har tunet alt fra én proces i en virksomhed til alle processer i andre virksomheder.
For at få fuldt udbytte med IT-investeringerne har BASIT i 2020 lanceret IT-overblik.
- IT-overblikket tager udgangspunkt i en stram IT-politik, samt en dynamisk platform hvor man har overblik over IT-licenser, IT-udstyr på både medarbejder og arbejdsplads-niveau. Forklarer adm. direktør i BAIST, Martin Profit Jakobsen og tilføjer, at BASIT tager ansvaret for at virksomheden konstant har det fulde IT-overblik i et tæt samarbejde med en eller flere medarbejdere i virksomheden.
Har tunet virksomheden
Entreprenørvirksomheden VAM A/S i Auning, som de sidste 10-12 år har investeret i en række IT-værktøjer til at optimere arbejdsprocesserne, har tunet virksomheden med IT-overblik.
Adm. direktør Allan Hougaard, forklarer, at VAM har brug for at fastholde, at alle medarbejdere har adgang til de relevante IT-værktøjer med det relevante IT-udstyr. Samtidigt er det også vigtigt at sikre, at alle medarbejderne har fået en oplæring i IT-værktøjerne.
- Med over 150 medarbejdere fordelt på en lang række arbejdsfunktioner, og med en naturlig udskiftning af medarbejdere, medarbejdere som skifter job internt, medarbejdere som arbejder i forskellige roller i de forskellige sager, kan det være svært at bevare overblikket. Er der indkøbt det rigtige antal licenser hos IT-leverandørerne, og har medarbejderne rent faktisk fået adgang og er uddannet – det overblik har vi fået med IT-overblik fra BASIT, siger Allan Hougaard som også fremhæver mulighederne for at fastholde overblik over IT-udstyr som telefoner, PCer og Tablets.
Skaber overblik
Regnskabschef Steen Scherfeldt har til dagligt ansvaret for IT-overblikket, og han fremhæver mulighederne for at holde IT-overblikket ved lige. Det er enkelte at tilføje nye medarbejdere, nye licenser og nyt IT-udstyr. Tidligere havde vi mange regneark, der skulle opdateres, og de var ærligt talt fyldt med fejl. IT-udstyr var markeret forkert, udleveret flere gange og medarbejdere som rent faktisk var stoppet, stod også i de forskellige ark.
Med IT-overblikket kan jeg styre at jeg får taget alt IT-udstyr retur og jeg har også styr på licenserne, siger Steen Scherfeldt.
Både Allan og Steen fremhæver den stramme IT-politik som følger med IT-overblikket.
- Alle vores IT-værktøjer er blevet trimmet i forhold til arbejdsfunktioner som skal have adgang. Det har tvunget os til at overveje mange aspekter af vores IT-implementeringer, som er blevet markant skarpere. Vi bliver holdt til ilden af BASIT, som på en positiv og konstruktiv måde udfordrer vores beslutninger om IT-værktøjerne, forklarer de.
- På statusmøder deltager de relevante medarbejdere, f.eks. udviklingschef, områdechef, arbejdsmiljø- og kvalitetschef, som alle kan komme med deres input til vores IT-politik. På den måde bliver den forankret i virksomheden. Det gode ved IT-politikken såvel som IT-overblikket er, at de er dynamiske og kan ændres. Følgevirkningerne viser sig hurtigt, og det er kan bruges som beslutningsgrundlag, fremhæver Steem Scherfeldt.
-Værdien af vores IT-investeringer er blevet synliggjort, vi har lavet om på processer, tilpasset licensantal siger Steen Scherfeldt, som ser frem til næste skridt, hvor alle arbejdssteder i VAM skal kortlægges i IT-overblik. Det betyder overblik over IT-udstyr på alle byggepladser, hjemme på hovedkontoret, på vores lokale kontorer mv.
Med IT-overblikket følger også et budgetoverblik, som vi også er ved at få helt på plads, og vi opnår ganske enkelt et IT-overblik på et helt andet niveau end tidligere, fastslår Allan Hougaard.
IT-MODEN
VAM er blandt Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomheder og er også blevet kåret som sådan i konkurrencen ”Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed” som afholdes af Mester Tidende. Dommerkomiteen består blandt andet af Mette Glavind, Direktør fra Byggeri og Anlæg på Teknologisk Institut, og Direktør Michael H. Nielsen fra Dansk Byggeri, som har fremhævet VAM for deres professionelle brug af IT-værktøjer.
Læs mere om IT-overblik her
Artiklen er en del af temaet De Digitale Håndværkere.
