Sådan får du en god og ustresset årsafslutning, mester!
Gang på gang, år efter år bliver håndværkere overrasket over, at året slutter den 31.12. Det er måske lidt fortegnet, men ikke desto mindre kan man over hele landet se håndværkere med ild i håret (og andre steder) i slutningen af året og ofte langt ind i januar i det følgende år.
Skal det være sådan? Er der nogen, som har bestemt det? Eller må man gerne sørge for at være i god tid, have styr på sagerne, styr på økonomien og er det overhovedet tilladt at være opdateret på sin fakturering?
Svaret må være 2 X NEJ og 4 gange KÆMPE-STORT JA!
Skyd en digital genvej
Anvender du digitale værktøjer, og har du som leder besluttet, at der både registreres timer, materialer og dokumentation på sagerne, mens dine medarbejdere er i marken (?), så har du (let) adgang til at kunne fakturere løbende – måske hver dag eller flere gange om ugen. Er det tilfældet, så er der i hvert fald styr på de afsluttede sager og faktureringen af disse.
Man har samtidig mulighed for let (i en del systemer) at trække rapporter fra driften, herunder bl.a. på nøgletal som ”Dækningsbidrag pr. time”.
Ligeledes vil man i nogle systemer have mulighed for at udskrive en liste over ”Igangværende arbejde” (”Uafsluttede arbejder”). Gør du allerede dette, så er der ingen grund til at du ikke laver et ”Årsregnskab” hvert kvartal. På den måde har du hele tiden fuld kontrol – og rattet i hånden - over din forretning.
En anden mulighed er, at man tidligt i et år lægger en plan med sine rådgivere, herunder bogholder og revisor, så man sammen bliver klar til at aflevering af Årsregnskab eller andet (kunne også være moms-, periode-, kvartalsregnskab). Dvs. at man tidligt får en liste fra rådgiverne om, hvad de har brug for, herunder dokumenter, log-ins, kundenavne til kontrol m.v.
Samtidig må man (faktisk) gerne bruge og besvare de spørgsmål, som revisor har stillet de foregående år. Langt henad vejen er det de samme afstemninger og opgørelser der bør forligger ved kvartalsafslutning - som ved årsafslutning.
Kig ud gennem forruden
I håndværksvirksomheder er det - næsten altid - igangværende arbejder der kan påvirke resultatet mest. Der er en række vurderinger og skøn der skal foretages: Hvor langt er vi? Holder forkalkulationen? Opgørelsen af igangværende arbejder bør gennemgås og DB pr. time vurderes for hver enkelt sag. Hvis der er store afvigelser fra ”normal-niveauet” skal disse forklares eller sagen ændres talmæssigt.
Overblik og ro er nogle af de elementer, som du får ved at have styr på dine data. Det betyder, at du selv under årsafslutning kan fokusere på at drive din forretning. Samtidig vil du opleve, at selv i forbindelse med en årsafslutning kan du være i fuldstændig kontrol over processen og din daglig dag.
Samtidig opnår du, at din forretning drives ved at kigge ud af ”forruden” fremfor gennem ”bagruden”, og derved bliver årsafslutningen og årets resultat ikke en overraskelse, da du løbende har kendt tendensen.
Artiklen er en del af temaet Casper&Frank.
