Må mester læse svendens e-mail?
Ja. Men kun under visse forudsætninger
Af Klaus Tøttrup
- Må en arbejdsgiver læse sine ansattes e-mails ?
Det spørgsmål bliver ofte stillet, når virksomheder, som befinder sig en skarp konkurrencesituation, har mistanke om at en illoyal medarbejder lækker interne oplysninger om f.eks. kunder eller produkter. Svaret er ”ja”, men under visse forudsætninger.
Det forklarer advokat Stephan Falsner, DENLAW i København
- Udgangspunktet er, at personlige mails ikke må læses af arbejdsgiver. Det er derfor vigtigt at virksomheden har retningslinjer for kategorisering af mails, som giver retningslinjer for markering om mails er arbejdsrelaterede eller private. Endvidere er det vigtigt, at de ansatte kender disse retningslinjer, understreger Stephan Falsner..
Konkret sag
Han forklarer, at en Højesteretsdom fra i år illustrerer problematikken:
- Sagen handlede om en medarbejder i en virksomhed, som var kommet under mistanke for at lække fortrolige oplysninger ved at sende disse til sin samlever. Derfor havde virksomheden gennemlæst medarbejderens mails.
Medarbejderen gjorde på sin side under sagen gældende, at være blevet krænket og krævede erstatning.
Under sagen kom det frem, at de pågældende mails var sendt gennem virksomhedens it system, som tilhørte virksomheden. Medarbejderen havde haft mulighed for at begrænse virksomhedens adgang til mailkorrespondance ved at markere, at der var tale om private mails. De pågældende mails, som var blevet gennemgået, var ikke markeret som private, forklarer Stephan Falsner.
Ikke krænket
- Den gennemlæsning, som var blevet foretaget, var baseret på en konkret mistanke og der forelå ikke oplysninger om, at arbejdsgiveren havde gennemlæst private mails i større omfang, end nødvendigt, med henblik på at kunne undersøge den konkrete mistanke.
På denne baggrund fik medarbejderen ikke medhold i at være blevet krænket.
Afgørelsen i Højesteret viser hvor vigtigt det er, at virksomheden har en klar politik omkring brug af mails samt at den er kendt af medarbejderne.
Kommer virksomheden i en situation, hvor en nærmere undersøgelse er påkrævet, er det endvidere vigtigt, at undersøgelsen står i forhold til målet og at der er en konkrat anledning, understreger advokat Stephan Falsner, DENLAW.
Sådan er reglerne:
En virksomheds sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-mails samt gennemgang heraf ved mistanke om misbrug af e-mailsystemet er under visse betingelser ikke er i strid med persondataloven. Følgende betingelser skal være opfyldt:
•Sikkerhedskopieringen af e-mails og en eventuel gennemgang af en medarbejders e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt for, at arbejdsgiveren kan forfølge berettigede interesser, og hensynet til den ansatte ikke overstiger disse interesser. De berettigede interesser kan f.eks. være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderes brug
•Medarbejderne skal på forhånd - på en klar og utvetydig måde - være informeret om sikkerhedskopieringen og den eventuelle gennemgang af den enkelte medarbejders e-mails
•Ved en gennemgang af en medarbejders e-mails må arbejdsgiveren ikke læse medarbejderens private e-mails
Kilde: Datatilsynet
En virksomheds sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-mails samt gennemgang heraf ved mistanke om misbrug af e-mailsystemet er under visse betingelser ikke er i strid med persondataloven. Følgende betingelser skal være opfyldt:
•Sikkerhedskopieringen af e-mails og en eventuel gennemgang af en medarbejders e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt for, at arbejdsgiveren kan forfølge berettigede interesser, og hensynet til den ansatte ikke overstiger disse interesser. De berettigede interesser kan f.eks. være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderes brug
•Medarbejderne skal på forhånd - på en klar og utvetydig måde - være informeret om sikkerhedskopieringen og den eventuelle gennemgang af den enkelte medarbejders e-mails
•Ved en gennemgang af en medarbejders e-mails må arbejdsgiveren ikke læse medarbejderens private e-mails
Kilde: Datatilsynet
