Sådan skaffer du dig tilbudsmuligheder
Når en virksomhed skal vinde ordre, skal der først gøres et stykke arbejde med at skaffe tilbudsmuligheder, og dernæst skal der udarbejdes og afgives tilbud
Tilbudsmuligheder kommer ikke af sig selv
Hvordan bringer man sin virksomhed i en tilbudssituation? Det er der flere svar på. En god måde er at oparbejde en fast kundekreds, som regelmæssig vender tilbage og beder om tilbud. Kundekredsen kan være ejendomsselskaber, større virksomheder eller andre – måske kan der oven i købet skabes et tillidsforhold, så der kommer opgaver, hvor det ikke er nødvendigt at give tilbud på forhånd, der kan være skabt en kutyme for afregningsniveau eller andre faste retningslinier. Det er dog de færreste opgaver, der kommer på den måde.
Mange tilbudsmuligheder kommer direkte fra offentlige eller private bygherrer. Kommuner og regioner samt andre offentlige bygherrer udbyder i offentlig licitationer, som ikke er den letteste del af tilbuddene at få resultat af. Andre muligheder for at være med i en tilbudsgivning er som underentreprenør hos firmaer, der arbejder som hoved- og totalentreprenører. En tredje mulighed er at byde på arbejder, der udbydes af arkitekter og rådgivende ingeniører på forskellige bygherrers vegne. Det gælder om at gøre sig klart, hvorfra de opgaver kommer, som ens eget firma er interesseret i.
Krav fra udbyderne
Når man har gjort sig klart, hvilken kundekreds, man vil søge opgaver hos, skal der gøres et stykke salgsarbejde overfor de firmaer eller offentlige myndigheder, der udbyder opgaverne. Det er ikke nok med en annonce i telefonbogen, der skal planlægges en strategi, som passer til de mål, man vil nå. Det er nødvendigt at gøre sig klart, hvad det er for krav, som de forskellige udbydere stiller til de tilbudsgivende, der indbydes til at være med, således at man kan ruste sig til at opfylde kravene. Der vil bl.a. blive set på følgende forhold:
Tilstrækkelig teknisk viden og kunnen
Det vil sige at de bydende firmaer skal kunne vise, at de tidligere har udført lignende eller beslægtede opgaver, at den nødvendige viden og kunnen stadig er til rådighed i firmaet. Det kan også være en løsning, at man tidligere har løst opgaver i samarbejde med forskellige specialister, arkitekter eller ingeniører eller hvad der nu er krævet, for at kunne løse opgaven på en teknisk og betryggende måde, og at man kan stille et lignende hold igen.
Samarbejde med de nødvendige specialister eller firmaer, som supplerer ens eget firma, kan også være en måde til at udbygge firmaets viden og tekniske kunnen, så lignende opgaver eventuelt senere kan løses af firmaets egen stab.
Rigtig kapacitet
Man skal ikke skyde spurve med kanoner, men heller ikke sænke slagskibe med en hyldebøsse – for udbyderne af opgaver gælder det altså om at finde det firma, som har den rette størrelse til at klare opgaven.
Forretningsmæssig interesse i at deltage i projektet
Udbydere af entrepriser vil se på, at tilbudsgiveren har en forretningsmæssig interesse i at være med på projektet. Det giver den bedste motivation og det bedste samarbejde, når alle parter er interesseret i at opnå et godt resultat, og dermed udbygge sine muligheder for fremtidige opgaver og samarbejde.
Vær konkurrencedygtig
Der ligger kommercielle tanker bag alle opgaver, der udbydes. Da det drejer sig om penge og økonomisk vurdering er det klart, at ingen udbyder – offentlig eller privat – vil betale mere for ydelsen, end det som markedet bestemmer. Det er altså nødvendigt at kunne konkurrere – også på prisen!
Der er andre konkurrencefaktorer end prisen, men uden en rigtig pris, får man ikke lejlighed til at demonstrere mange af de andre faktorer.
Have samarbejds- vilje og –evne
Væsentlige konkurrence faktorer er samarbejdsvilje og –evne. De fleste bygge- og anlægsvirksomheder stiller store krav til alle involverede både med hensyn til opgavens udførelse og det ofte komplekse arbejde, der kræver et tæt samarbejde mellem forskellige firmaer, men også med hensyn til den risiko, som de forskellige firmaer må udsætte sig for både økonomisk og på andre måder. Det er derfor et krav, at man skal kunne stole på, at ikke blot viljen med også evnen til samarbejde er tilstede.
Tilstrækkelig økonomisk baggrund
Det nytter ikke, at alle gode intentioner er tilstede, hvis der ikke er tilstrækkelig økonomisk baggrund tilstede til at gennemføre de opgaver, man påtager sig.
Der vil være krav fra udbyderne om, at tilbudsgivere skal kunne stille de nødvendige garantier, og at man har den fornødne kapital til at dække den likviditet, som er nødvendig for at kunne købe materialer, betale lønninger og imødekomme alle de øvrige økonomiske krav, der er forbundet med at løse den udbudte opgave og drive sit firma videre på samme tid.
Særlige krav til tilbudsgivende
Afhængig af hvilken typer opgaver det er, man gerne vil byde på og udføre, kan der være specielle krav, som er knyttet til det specielle arbejds- eller fagområde. Indenfor nogle fag kan der være tale om autorisationskrav, mens der i andre fag er krav, om særlig fagkundskab og erfaring, ligesom der kan være krav om, at man leverer specielle produkter og lignende. I sit salgsarbejde må man gøre sig alt dette klart, så firmaet præsenteres på den rigtige måde, der kan åbne op for de tilbudsmuligheder, man ønsker sig.
Firmaets stærke sider
Nogle stærke argumenter til salgsindsatsen skal findes i firmaets stærke sider. Tag det frem, som firmaet har haft succes med tidligere, fremhæv det i salgsarbejdet, der kan være mange ting, markedsføringen – salgsarbejdet – kan baseres på:
Specielle erfaringer
Firmaet kan for eksempel besidde en hel speciel erfaring med bestemte arbejdsoperationer, med specielle materialer, med særlig uddannet personale eller med helt andre ting.
Særligt udstyr
Såfremt firmaet råder over særligt udstyr, værktøj, udrustning eller materiel, kan dette være et godt salgsargument.
Særlig konkurrenceevne
Firmaets særlige konkurrenceevne kan bestå i lave administrationsomkostninger, gode indkøbsmuligheder, særlige samarbejdspartnere eller måske noget helt fjerde, det som er vigtigt er, at de særlige forhold – den særlige kompetence – som firmaet besidder, fremhæves i salgsarbejdet.
Aktivt opsøgende arbejde
Når firmaet har gjort sig klar over de mange forhold for at opnå muligheder for at komme i en tilbudssituation – så skal denne viden selvfølgelig anvendes i markedsføringen og salgsarbejdet. Der skal udføres det nødvendige benarbejde med opsøgende salg. Det kan også være en god idé, at der til støtte af salgsarbejdet udarbejdes noget salgsmateriale – brochurer, visitkort m.v. – så man kan efterlade ét eller andet, som vil erindre udbyderne af opgaver om ens eksistens og ønsker om at give tilbud.
Tilbudsmulighederne kommer
Et målrettet og vedholdende salgsarbejde vil give resultater. Der vil dukke tilbudsmuligheder op, som det – måske – vil være interessant at byde på, og så begynder det egentlige tilbudsarbejde.
jfr
