Mødediciplinen skal op, men det starter hos lederen selv

Kvaliteten af de møder, der bliver holdt på virksomhederne, vil få et tiltrængt løft, hvis deltagerne var bedre forberedt, når de møder op. Men det er chefen selv, der må starte med at stramme op.

Lederne på danske virksomheder mener, at der holdes for mange møder, og efterlyser først og fremmest bedre forberedelse hos deltagerne, hvis interne og eksterne møder skal forbedres.

Sådan svarer et flertal af dem i den undersøgelse fra organisationen Lederne om møder og mødekultur, vi har omtalt på Idag.dk de seneste dage.

Men bolden ligger hos lederne selv. Når det gælder ledernes evner til at lede møderne viser undersøgelsen nemlig også, at der plads til forbedring. 44 procent af lederne mener selv, at strammere mødeledelse vil give bedre møder.

- Der er ingen tvivl om, at problemerne også peger på lederne selv. De må selv starte med at stramme op, når de er initiativtager til møderne - eller giver feed-back til mødelederen, så det gøres bedre næste gang, forklarer Niels Henriksen, rådgivningschef hos Lederne, blandt andet i det interview, du kan høre herunder.

53 procent af lederne peger desuden på bedre forberedelse, og næsten lige så mange, 50 procent, har sat kryds ved, at der dels er brug for bedre opsamling og konklusion på møderne, dels bedre mødedisciplin.

- Det er uprofessionelt og et udtryk for manglende respekt for de øvrige deltagere at møde uforberedt op til et møde, og det har i mange tilfælde den konsekvens, at møderne bliver ufokuserede eller trækker unødvendigt langt ud, siger Niels Henriksen. Men han medgiver, at muligheden for at forberede sig, er en opgave for den, der skriver dagsordenen eller giver oplæg ved mødets start:

- Møder er en massebetegnelse. Vi skal være bedre til at navngive. Hvad er det her - er det et beslutningsmøde, er det en work-shop eller er det et informationsmøde. Så bliver det også lettere at forberede sig rigtigt.

Tænd dine højttalere og hør hele interviewet med rådgivningschef
Niels Henriksen, om årsagerne til den ringe mødekultur.

Jo flere møder, lederne deltager i, desto større er efterspørgslen på bedre forberedelse, viser undersøgelsen.

Blandt de ledere, som sidder i et mødelokale minimum 10 gange om ugen, peger 62 procent på, at møderne ville blive bedre, hvis deltagerne var bedre forberedt:

- Ledere bruger en stadig større del af arbejdstiden på at holde møder, og én af de væsentligste konklusioner i den nye undersøgelse er, at mange føler, udbyttet af møderne ikke står i et fornuftigt forhold til de ressourcer, der bruges på møderne. Seks ud af ti deltager ligefrem med mellemrum i møder, de vurderer som overflødige, siger rådgivningschefen.

- Både ledere og medarbejdere har et stort ansvar for at rette op på disse forhold, og her handler det i meget høj grad om bedre forberedelse, mener Niels Henriksen.